Как мобильные технологии помогут руководителям бизнеса организовать удобную работу с документами и поручениями

Опубликовано: 15.07.2021. Автор: Игорь Золотов в Партнерские статьи

система электронного документооборотаСогласование документов, постановка задач и контроль их исполнения — неотъемлемая часть работы любого руководителя. Часто ежедневно необходимо просмотреть десятки документов и принять по ним решение, делегировать множество поручений и проверить статус выданных ранее. Кроме того, работа руководителя сопряжена с совещаниями, визитами к партнерам и командировками, а следовательно, он не может постоянно находиться на своем рабочем месте. Как эффективно организовать работу в таких условиях?

Сегодня практически все компании используют системы электронного документооборота, которые позволяют цифровизировать все перечисленные процессы. Для руководителей бизнеса лучший вариант — работа через мобильное приложение. На примере мобильного приложения СЭД ТЕЗИС расскажем о ее возможных сценариях. Кроме того, разберем преимущества, которые дает система электронного документооборота, доступная со смартфона или планшета.

Функции, которые должны быть в современном мобильном приложении:

  • поддержка как устройств на Android, так и на iOS;
  • работа без интернет-подключения;
  • весь цикл работы с документами, от загрузки в систему до согласования и заверения цифровой подписью;
  • назначение поручений, мониторинг их выполнения и контроль результатов;
  • различные механизмы безопасности: логин, пароль, QR-код, PIN-код, Touch ID, Face ID;
  • push-уведомления;
  • отсутствие лимита на количество подключений.

С мобильным приложением руководитель сможет сфотографировать составленный во время встречи с партнерами документ, где зафиксированы договоренности, загрузить в СЭД ТЕЗИС и максимально оперативно поставить своим подчиненным задачу на его основе. Кроме того, в приложении можно работать без интернет-подключения, например, в самолете. Когда связь появится, изменения будут синхронизированы с сервером. При важных событиях в мобильном приложении всплывают push-уведомления — они могут приходить даже на умные часы. Таким образом, руководитель всегда будет в курсе дел в компании и будет иметь всю необходимую информацию для принятия решений. В результате в бизнесе значительно вырастет скорость работы и качество управления. Чтобы использовать приложение было максимально удобно, в одной из последних версий добавлено голосовое управление. С его помощью можно поставить задачу, открыть документ и запустить его на обработку. Интеллектуальная система корректно распознает не только одну формулировку команды, но и синонимичные. Более того, одной командой можно запустить целую последовательность действий.